Unter Events & Einsätze bearbeitet ihr viele der globalen Grundeinstellungen eures Helfereinsatz-Abos.

Name Einsatzwert

Hier wird, einmal in der Einzahl und einmal in der Mehrzahl, definiert, wie die Einsätze bemessen werden. Ihr könnt das im Freitextfeld frei definieren. Denkbar sind z.B.

• Einsatz / Einsätze
• Stunde / Stunden
• CHF / CHF
• Punkt / Punkte

Helfereinsatz registriert bei jedem Einsatz, wie lange er gedauert hat. Stundenauszüge sind also, egal wie ihr den Einsatzwert benennt, immer möglich. Wenn ihr in eurem Verein aber ein Punktesystem für Helfereinsätze habt, oder vorgebt dass jedes Mitglied 4 Einsätze je Jahr leisten muss, dann könnt ihr das hier hinterlegen. Bei den Aufgaben könnt ihr dann definieren, ob diese je eine Einheit je Stunde/Einsatz/Punkt/CHF... wert sind, oder mehr. Es ist also auch möglich, dass einzelne Aufgaben je Stunde 2 Stunden Wert haben, die Helfenden also schneller zu ihrem Soll kommen. So könnt ihr auch unbeliebte Aufgaben fördern.

Einsatzwert anzeigen

Wenn ihr diese Checkbox aktiviert, wird den Helfenden im Portal angezeigt, welcher Einsatz wie viel Wert hat. Dies kann wiederum dazu beitragen, dass auch unbeliebte Aufgaben übernommen werden.

Busse bei Nichterscheinen

Helfereinsatz geht automatisch davon aus, dass Einsätze geleistet werden. In den Events könnt ihr aber, ab dem Startzeitpunkt des Events, den Status der Helfer/innen, welche nicht erschienen sind, auf "nicht erschienen" ändern.

Wenn der Status "nicht erschienen" hinterlegt wird und hier eine Busse definiert wurde, wird diese den jeweiligen Helfenden automatisch verrechnet. Sprich, wenn Helfer A nicht zu seinem 3. Einsatz erscheint, und die Busse "1" eingegeben ist, hat er danach wieder nur einen Einsatz geleistet, nicht deren 2, die er vorher hatte.

Zuständigkeit für bestimmte Events

Mit dieser Checkbox können Gruppen bestimmten Events zugeteilt werden. Diese werden den Mitgliedern dieser Gruppe dann priorisiert angezeigt, bis alle Einsätze vergeben sind. Erst danach sehen die Gruppenmitglieder auch die anderen Einsätze.

Passende Einsätze zwingend

Hier definiert ihr, dass Gruppen nur die Aufgaben übernehmen können, denen sie in den Aufgabeneinstellungen zugewiesen sind. Es handelt sich hier um eine globale Einstellung, betrifft also ausnahmlos alle Aufgaben. Dabei gilt: wenn bei der Aufgabe KEINE Gruppen aktiviert sind, ist das dasselbe, wie wenn ALLE Gruppen aktiviert wären. Es können also alle Gruppen auf diese Aufgabe zugreifen.

Einsätze anderer übernehmen

Helfereinsatz bietet Helfenden zwei Optionen, Einsätze für andere zu leisten. Das kann beispielsweise eine Mutter sein, die für ihre Kinder Einsätze leistet oder dergleichen.

Namen überschreiben

Wenn diese Option aktiviert ist, schreiben die Helfenden in zwei Freitextfelder den Vor- und Nachnamen der Person ein, welche den Einsatz antreten wird. Sie können den Einsatz aber weiterhin persönlich leisten. Bei der Einsatzübernahme wird mittels Checkbox abgefragt, ob der Einsatz persönlich geleistet wird oder nicht.

Diese Option eignet sich dann, wenn Mitglieder ein Login haben, aber nicht gewünscht ist, dass Eltern sich auch registrieren.

Gutschrift

Hier kann bei der Übernahme eine Person ausgewählt werden, welcher der Einsatz gutgeschrieben werden soll. Diese Person muss bereits als Helfer/in in Helfereinsatz erfasst sein. Ausserdem müssen Helfende, bevor sie Gutschrifen leisten können, die Personen erfassen, denen sie Einsätze gutschreiben können. Dies geschieht im Helferprofil (oben rechts), je nachdem direkt (Helfer/in hat ein Passwort) oder via Mailbestätigung (Helfer/in hat kein Passwort).

Einsatzübertragung und Einsatzrückgabe

Wenn die Einsatzübertragung aktiviert ist, können Helfende Einsätze, welche sie bereits übernommen haben, an andere übertragen. Dies geschieht in folgendem Prozess:

1. Helferin A wählt Helfer B aus, welcher den Einsatz für sie übernehmen soll
2. Helfer B erhält eine Mail, in welcher er den Einsatz innerhalb von 24h Stunden bestätigen muss
3. Wenn Helfer B innerhalb der Frist bestätigt, wird der Einsatz automatisch ihm übertragen
4. Wenn Helfer B NICHT bestätigt, fällt der Einsatz automatisch wieder Helferin A zu

Als zweite Variante kann definiert werden, ob Helfende ihre Einsätze eigenständig zurückgeben können. Hier kann definiert werden, bis zu wie vielen Tagen vor dem Event das möglich ist.

ACHTUNG: Wenn beide Optionen aktiviert sind, fällt die Einsatzübertragung automatisch weg. Es zieht nur noch die Einsatzrückgabe.

Team-Admin Modus (Nur für Expert-Abos)

Expert-Accounts haben die Möglichkeit, den Team-Admin Modus zu aktivieren. Dies ermöglicht ihnen, einzelne Helfende zu Team-Admins zu ernennen, welche dann im Helferportal selbstständig mehrere Einsätze gleichzeitig übernehmen und ihr eigenes Team verwalten können. Eignet sich beispielsweise für Vereinspräsidenten, welche mit ihrem Verein an einem Turnfest helfen, aber noch nicht wissen, wer genau kommt.

Rückgabe für Teameinsätze

Analaog der "normalen" Einsatzrückgabe kann auch für Teameinsätze definiert werden, wie viele Tage vor dem Event Einsätze spätestens zurückgeben werden müssen, oder ob das gar nicht erlaubt ist.

Double Opt In

Im Normalfall werden Einsätze direkt definitiv übernommen. Mittels Double Opt In wird dieser Prozess aber um eine zusätzliche Bestätigung erweitert. Bei der Einsatzübernahme wechselt der Status des Einsatzes auf "Reserviert". Die Helferin erhält eine Mail, in welcher sie den Einsatz noch innerhalb von 24 Stunden bestätigen muss. Erfolgt diese Bestätigung nicht, wird der Einsatz automatisch wieder freigegeben.

Eventansicht für Helfende / Voll besetzte Events

Ihr könnt definieren, wie die Events den Helfenden im Portal angezeigt werden.

• Events & Helfereinsätze in der Übersicht: Helfende sehen sämtliche Einsätze jedes Events auf den ersten Blick. Bei vielen Events mit vielen Einsätzen kann das sehr lange Scrollwege bedeuten.
• Nur Events in der Übersicht: Hier werden die Events "eingeklappt". Es sind nur die Eckdaten der Events ersichtlich, und via Klick auf "Eventdetails" erscheinen die einzelnen Schichten und Einsätze.

Ausserdem könnt ihr bestimmen, ob ihr Events, die komplett ausgebucht sind, weiterhin im Portal darstellen wollt. Standardmässig ist das deaktiviert.

Events inital online

Mit dieser Checkbox steuert ihr, ab wann die Events, die ihr erstellt, im Helferportal ersichtlich sind. Ist die Checkbox deaktiviert, müsst ihr neu erstellte oder importierte Events erst manuell online stellen. Das hat den Vorteil, dass ihr die Events auch nach der Erstellung nochmal bearbeiten könnt, ohne dass sie online gehen.

Bereiche verfügbar (Nur für Expert-Abos)

Hier könnt ihr ab dem Expert-Abo die Bereiche aktivieren. Mit Bereichen könnt ihr euer Helferportal unterteilen, Bereichsadministrator/innen erfassen und Aufgaben/Gruppen einzelnen Bereichen zuteilen. Sobald Bereiche aktiviert sind, muss jeder Event einem Bereich zugeteilt werden, damit er online ersichtlich ist.