In Helfereinsatz kannst du beliebig viele Gruppen anlegen, um deine Helfenden optimal zu verwalten. So können so z.B. Sportvereine ihre Mannschaften oder Mitgliedergruppen (Aktive Damen, Akive Herren, Jugendmannschaften, Vostand, etc.) entsprechend abbilden.

Anlegen einer Gruppe

1. Bestimme einen Gruppennamen
2. Lege fest, welche Aufgaben von der Gruppe übernommen werden sollen
3. Lege fest, ob sich deine Helfenden selber zu dieser Gruppe zuordnen dürfen
4. Bestimme einen (optionalen) Zielwert.
5. Optional kann ein Bereich festgelegt werden (nur für Expert Abos)

Aufgaben

Aufgaben, die einer Gruppe zugeordnet werden, sollen vorrangig oder sogar ausschliesslich von dieser Gruppe übernommen werden. Siehe hierzu auch die Infos im Artikel "Gruppen- und Aufgabenrestriktionen".

Zielwert

Du kannst für jede Gruppe einen Zielwert erfassen, den diese Gruppe erreichen soll. Mit dem Zielwert kannst du den Gruppenmitgliedern eine Mindestmenge Helfereinsätze vorgeben. Setze 0 ein, wenn diese Gruppe keine Zielvorgabe haben soll.

Sperrdaten

Sperrdaten eignen sich für Gruppen, die an bestimmten Tagen verhindert sind und selber nicht im Einsatz stehen können. Ein gutes Beispiel sind Sportvereine: Wenn ein Team ein Spiel hat, ergibt es in den meisten Fällen wenig Sinn, wenn die Teammitglieder am gleichen Tag noch einen Helfereinsatz leisten. Sperrdaten können einfach via Excel importiert werden. Das ist besonders dann spannend, wenn ihr ein Excel-File mit allen Spieldaten habt.

Bereichfestlegung

Wie oben erwähnt könnt ihr optional einen Bereich festlegen. Davon kriegen die Gruppenmitglieder nichts mit. Das hilft euch in der Administration. Wenn ihr also eine Gruppe einem Bereich zuteilt, wird bei einer manuellen Zuteilung diese Gruppe den anderen Bereichen nicht angezeigt. So könnt ihr etwas "vorsortieren".

Selbstständig zuordnen

Ihr könnt bei jeder bestimmen, ob Helfende sich selbständig zu einer Gruppe zuordnen können oder nicht. Ihr findet diese Option unter Gruppe --> bearbeiten. Wenn die Checkbox aktiv ist, dann können sich die Helfer selber dieser Gruppe zuteilen. Zusammen mit der Funktion "passende Gruppe" auf der Aufgabe, könnt ihr so Spezialaufgaben definieren, wo sich nur Leute aus bestimmten Gruppen zuteilen können. Und da sich die Helfenden diesen Gruppen nicht selber zuteilen können, habt ihr die volle Kontrolle!